入社して丸2年近いが申請書の意義がよく分からない

ルールが不明瞭で種類の多すぎる申請書

取引先のイベントへ行くたびに申請書類を5枚も6枚もかかんといけんくて、
そのうち数枚は工場に回す書類があるのだが、それを書く意味がわからず、書きづらいフォーマットも気に食わず、
落ち着いて書く時間と余力も無く、おまけに読む人の読解力も無いため、
いちいち工場から「これどういう意味ですか？」の問い合わせが入り、
その問い合わせの時も大抵外で忙しくしてるわけで、細部だけを根掘り葉掘り聞かれて、聞かれる側も何を答えるべきなのか主旨がよくわからず、
「そんなこと融通利かせてそっち(工場)でしろよ」と思ってしまい、最終的には聞いてる側も求めてる答えが帰ってこず、不毛な時間となってしまう。
よく話聞けよとか、書類最初にちゃんと書けよってのはわかるのだが、現状オレのレベルでは、それができるまで至ってない。

せめて

何故その書類が必要なのか？
どういったルールや約束事があるのか？

その2点さえハッキリしてくれたら、もっとお互い楽なのだが。

自分だけが情報を握ったまま見当違いな細部に拘る人

このタイプは営業の先輩にもいるのだが、
自分だけが情報を握ったまま相手に何かを聞き出そうとして、
繋がらない単発の質問を事情の把握が出来ていない者に繰り返して混乱させてしまう。

わかってる事柄であれば、
繋がらない単発の質問を何回かされれば、
こんなことが知りたいのかなと察して返したり、自分の知り得る事情を説明して相手との理解レベルを合わせたりできるのだが
全くわからないことに対して、これをやられると答えも曖昧のチグハグになってしまい、互いに混乱を深めるだけになってしまう。

経験と知識のある目上のものであれば、わからないことがわからないことをわかれ！